Procedimiento para la recepción, elaboración y publicación de la Gaceta Oficial Digital del SICA
I. Recepción y verificación de requisitos formales de los documentos para la Gaceta Oficial Digital del SICA
Etapa 1. Envío de documentos a la Secretaría General del SICA
Los documentos a los que se refiere al literal a) del artículo 4 del Reglamento de la Gaceta Oficial Digital del SICA, serán remitidos a la Secretaria General del SICA, a través de la Presidencia Pro Témpore, para su registro y publicación.
Los Órganos e Instituciones deberán generar sus documentos mediante la utilización y envío del formulario denominado "SG-SICA/CDOC-F01 solicitud de publicación de documento en la Gaceta Oficial Digital del SICA".
Otro tipo de documentos jurídicos de carácter regional, serán remitidos a la Secretaria General del SICA por los canales oficiales.
Etapa 2. Recepción de documentos por parte de la Secretaría General del SICA
La Secretaria General del SICA, por medio de su Centro de Información del Sistema de la Integración Centroamericana recibirá los documentos referidos en el artículo 4 del Reglamento de la Gaceta Oficial Digital del SICA.
Etapa 3. Verificación de requisitos formales de los documentos recibidos
La Secretaria General del SICA comprobará que los documentos recibidos por el Centro de Información del Sistema de la Integración Centroamericana cumplan con los requisitos formales establecidos por el Reglamento para la Adopción de Decisiones del SICA, realizando el análisis de las convocatorias, acreditaciones, estructura del contenido y firmas de las mismas, en un plazo no mayor a los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción.
Devolución y reenvío de decisiones
Si del análisis expresado anteriormente, se observare la falta de alguno de los requisitos formales de las decisiones, la Secretaria General del SICA, por medio del Director de la Gaceta Oficial Digital del SICA, emitirá una solicitud de subsanación al remitente.
La devolución de las decisiones para efectos de subsanación la efectuará el Centro de Información del Sistema de la Integración Centroamericana, por intermedio de la Presidencia Pro Témpore. Una vez devueltos los documentos al remitente responsable hará las respectivas correcciones en la próxima reunión, la solicitud de subsanación será firmada por el Director de la Gaceta Oficial Digital del SICA.
Toda vez que sean subsanadas las observaciones el remitente procederá a su reenvío a la Secretaria General del SICA para la revisión correspondiente.
Enmiendas
El Director de la Gaceta Oficial Digital del SICA, podrá realizar enmiendas a los documentos por motivos formales y a solicitud del remitente. Las enmiendas serán firmadas por el Director de la Gaceta Oficial Digital del SICA.
II. Elaboración y publicación de la Gaceta Oficial Digital del SICA
Etapa 4. Incorporación de documentos al Centro de Información del Sistema de la Integración Centroamericana
Incorporación de documentos al Centro de Información del Sistema de la Integración Centroamericana, para la incorporación de los documentos, el Centro de Información del Sistema de la Integración Centroamericana ejecutará el flujo de trabajo siguiente:
- Digitalización del documento
- Extracción de capa de texto del documento
- Ingreso de identificación del documento, SG-SICA/CDOC-F01 Solicitud de publicación de documento en la Gaceta Oficial del SICA
- Almacenamiento en la base de datos documental de la Secretaria General del SICA
Etapa 5. Elaboración de Gaceta Oficial Digital del SICA
Para la elaboración de la Gaceta Oficial Digital del SICA, el Centro de Información del Sistema de la Integración Centroamericana ejecutará el flujo de trabajo siguiente:
- Selección de los documentos que contendrá la edición Gaceta Oficial Digital del SICA
- Clasificación de los documentos
- Generación preliminar de la Gaceta Oficial Digital del SICA
- Generación definitiva de la Gaceta Oficial Digital del SICA
El documento de la Gaceta Oficial Digital del SICA será estructurado de la manera siguiente:
- Portada
- Tabla de contenido
- Documentos oficiales incluidos
A cada edición de la Gaceta Oficial Digital del SICA se le asignará un número correlativo único de identificación que será automáticamente generado. Cada una de sus páginas estará debidamente numerada e identificada con un formato oficial estándar establecido por la Secretaria General del SICA.
Etapa 6. Publicación de la Gaceta Oficial Digital del SICA
Las publicaciones de la Gaceta Oficial Digital del SICA se realizarán durante los días hábiles del país donde se ubica la sede de la Secretaria General del SICA. Estas publicaciones podrán ser consultadas vía internet a través de una sección especializada dentro del Portal Integrado del SICA.
Publicación de subsanaciones y enmiendas
Todas las subsanaciones y enmiendas serán publicadas en la Gaceta Oficial Digital del SICA, indicando con claridad el documento que ha sido subsanado o enmendado.
Procedimiento general
El procedimiento para la elaboración y publicación de la Gaceta Oficial Digital del SICA consta de las siguientes etapas:
